Akár nagyvállalatnál dolgozunk, akár szabadúszók vagyunk, a projektmenedzsment elengedhetetlen a mindennapos projektmenedzsment, hogy minél hatékonyabbak legyünk. A technológiának hála ma már nem kell Gantt-diagramokat rajzolnunk, vagy személyes meetingen megbeszélni mindent. Ebben a cikkben összegyűjtöttük nektek a leghasznosabb online eszközöket, amikkel egyszerűbbé tehetitek a mindennapos munkát.
Asana – Online to-do list az egész csapatnak
Az Asana egy ingyenesen használható eszköz, amivel feladatokat tudunk meghatározni magunknak, vagy akár beintegrálhatjuk a céges életbe is., ugyanis akár 15 fő is hozzáadható a csoporthoz. A feladatokat kategóriákba sorolhatjuk, határidőt szabhatunk hozzájuk, egyes feladatokat delegálhatunk, és akár kollégáinkkal is megoszthatjuk azokat.
Trello – Workflow vizualizáció egyszerűen
Ügyfeleinket board-okba, projektjeinket listákba és feladatainkat card-okba rendezhetjük a Tresllo segítségével. Minden fontos projekt és feladat szem előtt van, könnyen áttekinthető és megosztható a csapattal. Az Asana-hoz hasonlóan a Trello is kínál ingyenes verziót. Talán a legbonyolultabb feladat a board-ok kitöltése és elrendezése olyan módon, hogy azok megfeleljenek a csapat minden tagjának, de ha a kezdeti nehézségeken átlendülünk, már nagyon kézenfekvő lesz az egyéb opciók alkalmazása is.
Aha! – A modern Gantt-diagram
A mérnöki végzettségű Gantt 1910-ben létrehozta a róla elnevezett diagramot, amelynek célja a folyamatok hatékonyságának növelése a projektmenedzsment keretén belül. Még így 100 évvel később is a Gantt-diagram az egyik legnépszerűbb eszköz a projektekkel foglalkozók körében. Ennek az eszköznek köszönhetően tisztán láthatjuk, hol tartanak az egyes folyamatok, mit értünk már el a kitűzött célokból, vagy épp mi vár még ránk. A Gantt-diagram azt is megmutatja, mely részterületek hatnak kölcsönösen egymásra. Ha az egyik részfeladat elvégzése késik, azt is láthatjuk, hogy az mely további folyamatok késését eredményezheti. Jelenleg több alkalmazás is foglalkozik Gantt-diagramokkal, ilyenek például a Microsoft Project, Wrike és Aha! A lehető legegyszerűbb módja a projektek áttekintésének.
Paymo – Az idő- és pénz-menedzser
Több szabadúszó a ledolgozott órák szerint számláz. Az olyan eszközöknek köszönhetően, mint a Paymo, Toggl, TimeCamp vagy Harvest, akár másodpercnyi pontossággal követhetjük az egyes projektekre, ill. az ügyfelekre szánt időt. Sőt, a Pyamo és a Harvest ezen felül lehetővé teszi az automatikus számlázást is. A statisztikák és az áttekinthető grafikonok segítségével láthatjuk, ha egy-egy projekttel túl sokat vagy épp túl keveset foglalkozunk, és a következő időszakban már ehhez igazodva készülhetünk fel a munkára.
Basecamp – Csapatmunka? Igen!
Valószínűleg minden vállalat életében az egyik legnagyobb kihívás a hatékony együttműködés. Minden bizonnyal már mindenkinek van olyan tapasztalata, amikor a bal kéz nem tudta, mit csinál a jobb, így a feladatokat feleslegesen elhalasztottátok, vagy éppen ketten is dolgoztak ugyanazon az egy task-on. Káosz. Pont az ilyen esetekre találták ki a Basecamp-et. Ez egy viszonylag bonyolult eszköz, aminek a beállítása is kihívás – de hát, mi lenne az élet kihívások nélkül?! Ha azonban az sikerül túljutnunk az első néhány nehéz lépésen, sok időt és pénzt spórolhatunk meg vele.
LiveAgent – Az ügyfelekkel való hatékonyabb kommunikációért
A minőségi ügyfélszolgálatnak minden szolgáltatás esetében magától értetődőnek kell lennie. A LifeAgent egy olyan szoftver, amely megkönnyíti az ügyfélszolgálati munkatárs és az ügyfelek közötti kommunikációt. Továbbá elkerülhetők vele olyan kaotikus állapotok, amilyenek az ügyfélkérések kiszolgálása közben adódhatnak. Minden mérhető, áttekinthető és szervezett. A LifeAgent mellett érdemes megjegyezni még a Zendesk, Freshdesk és a Desk eszközöket is.
Salesforce – Értékesítési folyamatok ellenőrzése egyszerűen
A Salesforce az egyik legnépszerűbb értékesítési alkalmazás. Ebben a CRM rendszerben ellenőrizhető a jelenlegi és a potenciális ügyfelek állapota, az adott eladások és az értékesítők teljesítménye. Gyakorlatilag az egész biznisz kezelhető mobiltelefonon keresztül.